Poradniki i instrukcje.

Jak przygotować się
Czy to Twój pierwszy raz ? Pamiętaj o różnicach i zasadach przy spotkaniach zdalnych.
Małe grupy
Spotkanie przy kawie i ciastku czy narada Zarządu niewielkiej firmy. Dlaczego nie ?
Średnie grupy
Aby spotkanie było efektywne musisz już wprowadzić pewne zasady i ograniczenia.
Duże spotkania
Na takich spotkaniach nie ma już kompromisów. Brak ograniczeń to pewna katastrofa.
Jak przygotować się do spotkania ?

Czy to Twój pierwszy raz ? Pamiętaj o różnicach i zasadach przy spotkaniach zdalnych.

Spotkania poprzez systemy wideokonferencyjne, pomimo, że są bardzo zbliżone do spotkania na żywo cechują się pewnymi istotnymi różnicami. Zwróć uwagę na kilka szczegółów.

  1. Jak Cię widzą tak Cię piszą.
    Czy idąc na spotkanie na żywo, ubierasz się oficjalnie, bardziej starannie, poprawiasz fryzurę, robisz makijaż ?
    Zapewne tak. Nawet, jeśli są to nieformalne spotkania w gronie przyjaciół. Pamiętaj, że kamera internetowa uchwyci Cię tak, jak wyglądasz. Podkrążone oczy, nieuczesane włosy i twój ulubiony szlafrok w żółte sarenki raczej nie zrobią dobrego wrażenia na rozmówcach. Oczywiście, wszystko zależy od charakteru i kontekstu spotkania, ale pamiętaj o tym, że spotkanie przez wideopołączenie to  nie jest rozmowa telefoniczna.
     
  2. Zadbaj o oświetlenie i ujęcie.
    Pomimo, że kamery internetowe automatycznie regulują ostrość i ustawienia światła, to przy słabym oświetleniu nadmiernie zwiększają czułość, co objawia się gorszą jakością obrazu i tzw. dużym ziarnem. Dobrze jest doświetlić twarz przynajmniej dwoma żródłami światła o ciepłej barwie. Mogą to być proste lampy ledowe o barwie około 3000 K.
    Ujęcia z żabiej perspektywy albo z boku powodują że rozmówca nie ma wrażenia, że z Tobą rozmawia, a jedynie obserwuje z boku. Jeśli zależy Ci na wzmocnieniu przekazu, to mów patrząc prosto w kamerę, a nie na monitor. Rozmówca będzie miał wrażenie, że patrzysz mu w oczy.
     
  3. Tło nie zniknie samo.
    Jeśli nie korzystasz z systemów zmieniających tło podczas transmisji wideo, zwróć na nie uwagę jeszcze przed rozpoczęciem wideospotkania. Niepościelone łóżko albo twoje zdjęcie w bikini z ostatnich wakacji nie zawsze będą odebrane pozytywnie przez innych uczestników spotkania. Systemy zmieniające tło działają róznie. Chromecast wydaje się interesującą opcją jednak zabiera dużo zasobów komputera uczestnika i nie zawsze działa zadowalająco (obniżenie jakości wideo, lub nieprecyzyjny obrys wokół postaci). Dobrą jakościowo opcją jest tzw. greenbox (zielone tło) i oprogramowanie typu OBS Studio, które na oddzielnym serwerze precyzyjnie miksuje transmisję wideo. Taka instalacja jest jednak zaawansowana technicznie i uzasadniona tylko w wypadku bardzo profesjonalnych zastosowań. Dużo prostszym rozwiązaniem jest stojak z tłem. Niskim kosztem można uzyskać dobry efekt. Dobrze sprawdzają się jasne tła bez duzej ilości szczegółów, ewentualnie z łagodnymi przejściami gradientowymi i np. jakimś delikatnym logo firmowym. Pamietaj aby przed zakupem tła sprawdzić jakie powinny być jego rozmiary. Tło musi pokrywać całość obrazu za Tobą z pewnym zapasem a jego rozmiar jest zależny od konta kamery której używasz. Najprościej jest zmierzyć wymagany rozmiar uruchamiając kamerę.
     
  4. Milczenie złotem.
    Jeśli masz nawyk niewybrednego komentowania uwag szefa lub oceniania wyglądu kolegów czy koleżanek zapomnij o tym podczas wideokonferencji grupowej. Specyfiką konferencji wideo jest sposób obsługi głosu. Głos nie jest transmitowany równocześnie od wszystkich użytkowników, a jedynie od jednego uczestnika spotkania, który najwcześniej zaczął rozmowę albo mówi najgłośniej. Oczywiście, gdy inny uczestnik również coś powie, to system automatycznie przełączy głos na niego. Jednak, jeśli poprzedni nadal będzie mówił to system znowu przełącza na niego. Dodatkowo systemy konferencyjne zwykle mają dosyć czułą detekcję głosu, aby szybko przełączać się na użytkowników i aby nie był obcinany początek wypowiedzi. Taka cecha systemu powoduje, że przy ciszy nawet Twój szept zostanie udostępniony głośno i wyraźnie wszystkim uczestnikom spotkania. Gdy zabierasz głos jedynie od czasu do czasu, pamiętaj aby wyłączać swój mikrofon i włączać go tylko wtedy gdy chcesz coś powiedzieć. Ma to znacznie szczególnie przy dużych spotkaniach online.
    Politycy nie lubią systemów wideokonferencyjnych, nie można się przekrzykiwać.